Umstellung der Archivierung von Microsoft Exchange Server auf Microsoft 365

Tech Tipp: Umstellung der Archivierung von Microsoft Exchange Server auf Microsoft 365

In diesem Artikel werden die in MailStore Server notwendigen Schritte zur Umstellung der Archivierung beschrieben, wenn von einer lokalen Microsoft Exchange Server-Umgebung zu Microsoft 365 gewechselt wird.

Unser Tech-Tipp-Video gibt hierzu eine Übersicht. Bitte beachten Sie, dass die durchzuführenden Schritte, je nach aktueller Konfiguration, von den im Video dargestellten abweichen können.

Hinweise und Vorüberlegungen

Ebenso wie die Umstellung der E-Mail-Umgebung bedarf auch die Umstellung der Archivierung in MailStore Server einer gründlichen Planung im Vorfeld. Bitte beachten Sie daher vor der Umstellung folgende Hinweise:

  • Es wird dringend empfohlen, die in diesem Artikel beschriebenen Schritte zunächst in einer Test­um­ge­bung durchzuführen, da sie unter Umständen Änderungen an Ihren Exchange- und MailStore Server-Installationen vornehmen, die nicht oder nur sehr zeitaufwendig rückgängig gemacht werden können.
  • Stellen Sie sicher, das Sie vor Anwendung der hier dargestellten Methoden über ein aktuelles Backup Ihrer MailStore Server- und Exchange-Server-Produktivumgebung verfügen. Beachten Sie für die Service Provider Edition diesen Backup and Restore Artikel.
  • Es wird empfohlen, MailStore Server vor der Umstellung der Archivierung auf die neueste Version zu aktualisieren. Stellen Sie hierzu sicher, dass Sie über einen gültigen Update und Support Service Vertrag verfügen (nicht relevant für die Service Provider Edition) und beachten Sie die Hinweise zum Update (Server) / Update Notices (Service Provider Edition).
  • Es wird davon ausgegangen, dass MailStore Server bisher in einer Umgebung bestehend aus Active Directory und Exchange Server gemäß den MailStore Implementation Guides für Microsoft Exchange Server und nach der Umstellung den Vorgaben des MailStore Implementation Guide für Microsoft 365 (Modern Authentication) entsprechend betrieben wird.
  • Die im Folgenden beschriebenen Änderungen an MailStore Server sollten im Safe Mode durchgeführt werden, um eine Beeinflussung durch Hintergrundprozesse oder Benutzer auszuschließen. Beachten Sie für die Service Provider Edition folgenden Artikel stattdessen: Management Console, Absatz "Safe Mode".
  • Deaktivieren Sie alle geplanten Aufgaben im Windows-Aufgabenplaner, die die Verzeichnisdienstsynchronisierung oder einen Archivierungsvorgang auslösen oder auf andere Weise die Archivierung beeinträchtigen.
  • Microsoft 365 unterstützt keine Journalpostfächer, die innerhalb von Microsoft 365 gehostet werden. Wenn Sie mit MailStore Server mittels Journalarchivierung alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang archivieren, benötigen Sie ein Journalpostfach, das außerhalb von Microsoft 365 gehostet wird. MailStore stellt mit MailStore Gateway eine kostenfreie Lösung zur Verfügung, mit der Journalpostfächer innerhalb des eigenen Firmennetzwerks gehostet werden können.

Umstellen der Benutzersynchronisation

Im ersten Schritt muss der Verzeichnisdienst, mit dem MailStore Server seine Benutzersynchronisation durchführt, von Active Directory auf Microsoft 365 mit moderner Authentifizierung umgestellt werden. Die Umstellung ist notwendig, da Microsoft 365 anstelle eines lokalen Active Directory Microsoft Entra ID als Verzeichnisdienst nutzt.

Führen Sie zunächst eine Verzeichnisdienstsynchronisation in MailStore Server mit den bestehenden Einstellungen durch, um sicherzustellen, dass die Benutzerdaten vollständig und aktuell sind.

Benutzernamen-Format

Die für die Umstellung des Verzeichnisdienstes notwendigen Schritte sind abhängig vom Benutzernamen-Format, das derzeit für die Benutzersynchronisation mit dem lokalen Active Directory in MailStore Server verwendet wird.

  • Wenn Sie aktuell den SAM Account Name oder den User Principal Name (Local Part), also einen "flachen" Benutzernamens ohne Domänenanteil (z.B. erika.meyer) als Benutzername in MailStore Server verwenden, müssen Benutzer und Archivordner in MailStore Server umbenannt werden. Fahren Sie hierfür mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.
  • Wenn Sie bereits den vollständigen User Principal Name (UPN, z.B. [email protected]) als Benutzername in MailStore Server verwenden und
    • genau dieser UPN zukünftig auch für die Anmeldung an Microsoft 365 benutzt werden soll, können die Namen der Benutzer, Archivordner und Quellordner in MailStore Server beibehalten werden. Fahren Sie direkt mit den Schritten im Abschnitt Umstellung der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 fort.
    • Sie für die Anmeldung an Microsoft 365 das Namensschema des UPNs ändern möchten (z.B. von [email protected] nach [email protected] oder von [email protected] nach [email protected]), müssen Benutzer, Archivordner und ggf. Quellordner in MailStore Server gemäß dem zukünftigen Namensschema umbenannt werden. Fahren Sie hierfür mit den Schritten im nächsten Abschnitt fort.

MailStore Migrationsskripte

Die in den folgenden Abschnitten beschriebenen Schritte werden mit Hilfe von Windows PowerShell-Skripten durchgeführt, diese erfordern Windows PowerShell 3.0 oder höher.

  • Die Skripte können Sie hier herunterladen. Sie sind nach dem Entpacken im Unterverzeichnis migration zu finden. Verwenden Sie für die Service Provider Edition stattdessen folgende Skripte.
  • Für die Verwendung der Skripte mit MailStore Server muss der Zugriff auf die MailStore Administration API in der MailStore Server Dienst-Konfiguration aktiviert sein.
  • Bei der Service Provider Edition muss zusätzlich der Provider-Zugriff auf die Instanz aktiviert sein.
  • Die Ausführung der Skripte kann je nach Menge der zu ändernden Daten mehrere Stunden oder auch Tage dauern. Sie können die erwartete Gesamtlaufzeit abschätzen, in dem Sie einen Testlauf mit nur einem Teil der Benutzer durchführen.

Benutzer und Archive in MailStore Server umbenennen

MailStore Server unterscheidet Benutzer nur anhand des Benutzernamens. So wären z.B. erik.meyer und [email protected] aus MailStore Server-Sicht zwei verschiedene Benutzer, die z.B. auch zwei Benutzer­lizenzen erfordern. Auch das zugehörige Archiv eines Benutzers assoziiert MailStore Server namentlich allein zu dessen Benutzernamen, so dass für den Benutzer erik.meyer immer ein zugehöriger Archivordner (Archiv von) erik.meyer erstellt wird, der, sofern er archivierte Emails enthält, unter diesem Namen erhalten bleibt, auch wenn sich der Benutzername ändert.

Aus diesen Gründen müssen Benutzernamen und Archivordner in MailStore Server den Benutzernamen des Verzeichnis­dienstes entsprechen, mit dem MailStore Server seine Benutzersynchronisation durchführt. Da Microsoft Entra ID den vollständigen User Principal Name (UPN, i.d.R. die primäre E-Mail-Adresse) als Benutzernamen verwendet, müssen Benutzer und Archivordner in MailStore Server umbenannt werden, wenn aktuell ein anderes Benutzernamen-Format verwendet wird oder sich der UPN ändern soll.

Gehen Sie für die Umbenennung der Benutzernamen und Archivordner wie folgt vor (die Skripte der Service Provider Edition haben stattdessen den Präfix SPE_, arbeiten aber auf gleiche Weise):

  • Bearbeiten Sie die Skripte MSS_1_prepare_users.ps1 und MSS_2_update_users.ps1 in der PowerShell ISE und passen Sie die Werte im Abschnitt Adjust these values according to your installation entsprechend Ihrer MailStore Server Installation an.
  • Starten Sie das Skript MSS_1_prepare_users.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Die Datei mailstore-users.txt wird erstellt (standardmäßig im Verzeichnis C:\Users\<Ihr Benutzername>\). Diese enthält die aktuellen MailStore Server-Benutzernamen.
  • Bearbeiten Sie diese Datei mit einem Texteditor. Ändern Sie die neuen Benutzernamen jeweils nach dem "=", so dass die Einträge dann in folgender Form vorliegen: 
    AD Benutzername=Microsoft 365 Benutzername

    Beispiel (Änderung farblich hervorgehoben)

    erika.meyer=erika.meyer@example.com

    Bitte geben Sie die Benutzernamen ausschließlich in Kleinschreibung an. Für Benutzernamen, die sich nicht ändern sollen (z.B. der interne admin-Benutzer), lassen Sie die entsprechende Zeile unverändert.
  • Speichern Sie die Datei mailstore-users.txt, die jetzt die alten und neuen Benutzernamen enthalten sollte.
  • Starten Sie jetzt das Skript MSS_2_update_users.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Das Skript benennt nun die Benutzer und ihre Archivordner in MailStore Server um und setzt auch die Archiv­ordnerrechte entsprechend.
  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an und überprüfen Sie die neuen Benutzernamen und Archivordner.
  • Wenn sich der lokale Teil der E-Mail-Adresse (der Teil vor dem "@") der Benutzer nicht geändert hat, können Sie direkt mit den Schritten im Abschnitt Umstellung der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 fort­fahren. Andernfalls müssen Sie ggf. noch die Quellordner umbenennen, wie im folgenden Abschnitt beschrieben.

Quellordner in MailStore Server umbenennen

Die Ordnerebene unterhalb der Archivordner bezeichnet die Quelle, aus der MailStore Server die jeweiligen E-Mails archiviert hat. Im Falle einer Exchange-Archivierung wird der Ordnername aus dem Präfix Exchange und dem lokalen Teil der E‑Mail-Adresse (der Teil vor dem "@") gebildet, so dass für die E-Mail-Adresse [email protected] der von MailStore Server gebildete Quellordnername Exchange erika.meyer lauten würde.

Die Quellordnernamen müssen nur umbenannt werden, wenn alle folgenden Bedingungen und Anforderungen erfüllt sind. Andernfalls können Sie direkt mit den Schritten im Abschnitt Umstellung der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 fortfahren.

  • Der lokale Teil der E-Mail-Adresse soll im Zuge der Migration zu Microsoft 365 geändert werden (z.B. von [email protected] nach [email protected]) und
  • sowohl die bisher vom lokalen Exchange Server als auch die zukünftig von Microsoft 365 archivierten E-Mails sollen in derselben Ordnerstruktur auf Quellebene angezeigt werden (z.B. bisher in Exchange erika.meyer, zukünftig in Exchange e.meyer).

Gehen Sie für die Umbenennung der Quellordner wie folgt vor:

  • Erteilen Sie Administratoren in MailStore Server Zugriff auf die Benutzer-Archive; dies ist standardmäßig nicht der Fall. Das Ändern dieser Einstellung ist im Kapitel Compliance Allgemein des MailStore Server Handbuchs beschrieben.
  • Bearbeiten Sie die Skripte MSS_3_prepare_folders.ps1 und MSS_4_update_folders.ps1 in der PowerShell ISE und passen Sie die Werte im Abschnitt Adjust these values according to your installation entsprechend Ihrer MailStore Server Installation an.
  • Starten Sie das Skript MSS_3_prepare_folders.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Die Datei mailstore-folders.txt wird erstellt (standardmäßig im Verzeichnis C:\Users\<Ihr Benutzername>\). Diese enthält die vollständigen Pfade der aktuellen Quellordner, die sich aus den Benutzernamen und den Quellordnernamen, getrennt durch "/" zusammensetzen.
  • Bearbeiten Sie diese Datei mit einem Texteditor. Ändern Sie die neuen Quellordner jeweils nach dem "=", so dass die Einträge dann in folgender Form vorliegen: 
    Alter Quellordnerpfad=Neuer Quellordnerpfad

    Beispiel (Pfadänderungen farblich hervorgehoben)

    [email protected]/Exchange erika.meyer[email protected]/Exchange e.meyer

    Für Quellordner, die sich nicht ändern sollen, lassen Sie die entsprechende Zeile unverändert.
  • Speichern Sie die Datei mailstore-folders.txt, die jetzt die alten und neuen Quellordner enthalten sollte.
  • Starten Sie jetzt das Skript MSS_4_update_folders.ps1 in der PowerShell ISE mittels F5.
  • Das Skript benennt nun die Quellordner in MailStore Server um.
  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an und überprüfen Sie die neuen Quellordner.

Umstellen der Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365

Damit sich Benutzer anstatt mit ihren bisherigen Active Directory- zukünftig mit ihren Microsoft 365-Zugangsdaten an MailStore Server anmelden können, muss die Verzeichnisdienstsynchronisation auf Microsoft 365 (Modern Authentication) umgestellt werden. Folgen Sie hierzu den Schritten im Kapitel Synchronisieren von Benutzerkonten mit Microsoft 365 (Modern Authentication) des MailStore Server Handbuchs. Führen Sie die Synchronisation hier zunächst nur testweise mittels der entsprechenden Schaltfläche durch. Überprüfen Sie das Ergebnis mittels der angezeigten Benutzerliste, umgestellte Benutzer sollten hier als geändert erscheinen. Hier können Sie auch überprüfen, ob die Benutzeranmeldung über Microsoft 365 wie erwartet funktioniert.

Umstellen der Archivierungsprofile

Zur Archivierung von Microsoft 365-Postfächern stellt MailStore Server dedizierte Microsoft 365-Archivierungsprofile zur Verfügung, die moderne Authentifizierung unterstützen. Vorhandene Exchange-Archivierungsprofile können nicht zur Archivierung von Microsoft 365-Postfächern verwendet werden, denn diese unterstützen ausschließlich Basic Authentication zum Anmelden eines Benutzers oder Servicekontos am Exchange Server.

Deaktivieren vorhandener Profile und Jobs

Wenn Sie MailStore Server, wie weiter oben empfohlen, im Safe Mode ausführen, sind sowohl die automatische Ausführung als auch die Ausführung von Archivierungsprofilen per Job deaktiviert (im Falle der Service Provider Edition: Management Console, Abschnitt "Safe Mode"). Um diese dauerhaft zu deaktivieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E‑Mails archivieren.
  • Aktivieren Sie unterhalb der Profilliste die Option Profile anderer Benutzer anzeigen.
  • Stellen Sie jedes angezeigte Exchange-Archivierungsprofil mittels des per Rechtsklick aufrufbaren Kontextmenüs auf "Manuell" um.
  • Sollten Sie Exchange-Exportprofile eingerichtet haben, klicken Sie im Menübaum links auf E‑Mails exportieren und verfahren Sie dort analog.
  • Sollten Sie Exchange-Profile per Job zur zeitgesteuerten Ausführung eingerichtet haben, klicken Sie im Menübaum links auf Verwaltung > Management API > Jobs und deaktivieren Sie dort jeden angezeigten Job, der ein Exchange-Profil ausführt, mittels des per Rechtsklick aufrufbaren Kontextmenüs.

Anlegen neuer Microsoft 365 Profile

Richten Sie die neuen Microsoft 365-Profile und Jobs entsprechend der folgenden Artikel ein. Um die Ausführung nach der Einrichtung überprüfen zu können, sollten diese zunächst auf manuell bzw. deaktiviert gestellt werden.

Abschließende Umstellungsaufgaben durchführen

Um die Umstellung in MailStore Server abzuschließen, führen Sie bitte noch die folgenden Schritte durch:

  • Schließen Sie ggf. alle noch offenen MailStore Client-Sessions und starten Sie den MailStore Server-Dienst neu.
  • Melden Sie sich erneut als MailStore Server-Administrator über den MailStore Client an.
  • Wechseln Sie im Menübaum links auf Verwaltung > Benutzer und Archive > Archive und überprüfen Sie die Namen der Archivordner.
  • Wechseln Sie im Menübaum links auf E-Mails archivieren. Führen Sie die neuen Microsoft 365-Archivierungsprofile manuell nacheinander aus und kontrollieren Sie das Ergebnis. Fällt dieses zufriedenstellend aus, können Sie die alten Exchange-Archivierungsprofile anschließend löschen.
  • Verfahren Sie ggf. mit den Exportprofilen und Jobs analog.
  • Wenn Sie den Zugriff auf die Benutzer-Archive durch Administratoren gemäß Kapitel Compliance Allgemein zuvor gewährt haben, machen Sie diese Änderung wieder rückgängig.
  • Wenn Sie Single-Sign-On (SSO) durch Angabe des Servernamens des MailStore Server Computers und der Authentifizierungsmethode Windows-Authentifizierung mittels Gruppenrichtlinien für den MailStore Client oder für das MailStore Outlook Add-In konfiguriert haben, müssen Sie Einstellung Authentifizierung in den Gruppenrichtlinien auf Standard Authentifizierung ändern.
  • Im Zuge des Anmeldevorgangs rufen MailStore Web Access, MailStore Client und Outlook Add-In den Standardwebbrowser auf, um die Benutzeranmeldung im Anmeldedialog von Microsoft 365 durchführen zu lassen. Da die gesamte Kommunikation über HTTPS TLS-verschlüsselt erfolgt, ist es für eine gute Nutzererfahrung zweckmäßig, in MailStore Server ein SSL-Zertifikat zu verwenden, dem der Webbrowser vertraut. Weitere Hinweise hierzu finden Sie unter Verwendung eigener SSL-Zertifikate (für die Service Provider Edition: Replace Self-Signed SSL Certificates).

Mit der erfolgreichen Durchführung dieser Aufgaben ist die Umstellung in MailStore Server abgeschlossen.

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