E-Mail-Archivierung von Intra2net Systemen

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Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung einer Intra2net Appliance Pro oder eines Intra2net Business Servers (im Folgenden Intra2net System genannt). Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem Intra2net System zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Archivierung einzelner Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Intra2net System-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Intra2net System-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Andere Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Arch mailboxes 00.png
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
  • Füllen Sie die Felder E-Mail-Adresse, Servername, Zugriff via, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen. Unter Spezielle Ordner (optional) können Sie den Ordnernamen für gesendete E-Mails angeben.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Arch mailboxes 01.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner (nur bei IMAP möglich), den Filter (nur bei IMAP möglich) und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Arch mailboxes 02.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll.
    Arch mailboxes 03.png
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Ein Intra2net System unterscheidet sich bei der Archivierung von mehreren Postfächern nicht von anderen E-Mail-Servern. Lesen Sie daher bitte das entsprechende Kapitel Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern im MailStore Server Handbuch.


E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Das Intra2net System ermöglicht es, alle E-Mails, die durch das System empfangen oder versendet werden, im MailStore Proxy-Format abzulegen und diese auf einer Netzwerkfreigabe bereitzustellen. Die Archivierung der dort abgelegten Daten lässt sich dann mit Hilfe einer Archivierungsaufgabe vom Typ MailStore Proxy mit MailStore Server durchführen.

Schritt 1: Aktivieren der E-Mail-Archivierung auf dem Intra2net System

Konfigurieren Sie den Archivierungsmodus des Intra2net System wie folgt:

  • Melden Sie sich an der Weboberfläche zur Verwaltung Ihres Intra2net System an
  • Klicken Sie im Menü auf Dienste
  • Klicken Sie nun auf Email und anschließend auf Archivierung
  • Aktivieren Sie die Option MailStore Proxy
  • Tragen Sie nun die Zugangsdaten ein, mit denen Sie sich später an der Archiv-Netzwerkfreigabe anmelden wollen.
    Mailstore intra2net system.png

Schritt 2: Konfiguration von MailStore Server

Da der MailStore Server Dienst standardmäßig im Sicherheitskontext Lokales System ausgeführt wird, müssen Sie zunächst ein Startup-Script erstellen, wie im Artikel Verwendung von Network Attached Storage (NAS) beschrieben. Verwenden Sie hierbei die Zugangsdaten für die Archiv-Netzwerkfreigabe, welche Sie am Ende von Schritt 1 festgelegt haben.

Erstellen Sie anschließend im MailStore Client ein Archivierungsprofil vom Typ MailStore Proxy. Tragen Sie dort als Verzeichnis die Archiv-Netzwerkfreigabe in UNC-Notation ein.

E-Mails können und sollten nach der Archivierung aus der Archiv-Netzwerkfreigabe von MailStore Server automatisch gelöscht werden. Sie können dies entsprechend im Archivierungsprofil einstellen.

Stellen Sie abschließend das Archivierungsprofil auf Automatisch im Hintergrund ausführen, so dass es die vom Intra2net System abgelegten Daten automatisch archiviert.

Weblinks

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.