E-Mail-Archivierung von Kerio Connect

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Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von Kerio Connect Server-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus Kerio Connect Server-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.


Synchronisieren von Benutzern

MailStore Server bietet eine besondere Unterstützung für die Synchronisierung von Benutzern mit einem Kerio Connect Server. Informationen zur Einrichtung finden Sie im Kapitel Kerio Connect-Integration des Handbuchs.

Archivierung einzelner Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Kerio Connect Server-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Kerio Connect Server-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.


  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Kerio Connect aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Kerio mailbox 00.png
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
  • Füllen Sie die Felder E-Mail-Adresse, Servername, Zugriff via, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen. Unter Spezielle Ordner (optional) können Sie den Ordnernamen für gesendete E-Mails angeben.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Arch mailboxes 01.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Arch mailboxes 02.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll.
    Arch mailboxes 03.png
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.


Hinweis: Sollte das automatische Löschen erfolgreich archivierter E-Mails durch MailStore Server aktiviert sein und Sie das Verschieben der gelöschten Nachrichten in den Ordner "Gelöschte Objekte" durch Kerio Connect verhindern wollen, folgen Sie bitte den Anweisungen unter Endgültiges Löschen von erfolgreich archivierten E-Mails im Abschnitt Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Kerio Connect ermöglicht den Zugriff auf andere Benutzerpostfächer via IMAP mit Hilfe eines Master-Kennworts.

Schritt 1: Festlegen des Masterpasswort

  • Melden Sie sich als Administrator an der Kerio Connect Administration an.
  • Klicken Sie auf Konfiguration > Erweiterte Optionen und öffnen Sie anschließend die Registerkarte Master-Authentifizierung.
    Kerio masterauth 00.png
  • Setzen Sie das Häkchen bei Masterauthentifizierung für diesen Server aktivieren.
  • Passen Sie ggf. die Einstellung Masterauthentifizierung nur für diese IP-Adressgruppe zulassen an.
  • Tragen Sie im Feld Masterpasswort ein möglichst komplexes Passwort ein und bestätigen Sie dieses durch erneute Eingabe im Feld Passwort bestätigen.
  • Zum Speichern der Einstellungen klicken Sie auf Anwenden.

Schritt 2: Konfiguration von MailStore Server

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Kerio Connect aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Kerio mailboxes 00.png
  • Wählen Sie Mehrere Postfächer aus.
  • Die Archivierung mehrerer Postfächer erfordert, dass bereits MailStore-Benutzer mitsamt Ihrer E-Mail-Adressen in der MailStore-Benutzerverwaltung angelegt sind.
    Kerio mailboxes 01.png
  • Geben Sie unter Servername den Namen Ihres Kerio Connect-Servers ein.
  • Wählen Sie unter Zugriff via das Protokoll aus, über das auf den Kerio Connect-Server zugegriffen werden soll. Sie sollten nach Möglichkeit immer IMAP-TLS oder IMAP-SSL auswählen.
    Hinweis: Wenn Sie die Archivierung automatisieren möchten und auf den Kerio Connect-Server per IMAP-TLS oder IMAP-SSL zugreifen, sollten Sie die Option SSL-Warnungen ignorieren aktivieren. Die automatische Ausführung der Archivierung schlägt sonst fehl, wenn auf dem Kerio Connect-Server ein nicht-offizielles oder selbst signiertes Zertifikat verwendet wird.
  • Geben Sie unter Kennwort das in Schritt 1 festgelegte Master-Kennwort für den Zugriff auf alle zu archivierenden Kerio Connect-Postfächer ein.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
    Kerio mailboxes 02.png
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner, den Filter und die Löschoptionen an. In den Standardeinstellungen werden keine E-Mails aus dem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen für alle zu archivierenden Postfächer gelten, die Sie im nächsten Schritt bestimmen.
  • Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Benutzer auszuwählen, deren Postfächer archiviert werden sollen.
    Kerio mailboxes 03.png
    Folgende Optionen stehen zur Auswahl
    • Alle Benutzer mit konfigurierter E-Mail-Adresse
      Wählen Sie diese Option, um die Postfächer aller Benutzer zu archivieren, die in der MailStore-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.
    • Alle Benutzer außer folgende
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Kerio-Postfächer) von der Archivierung ausschließen.
    • Nur folgende Benutzer
      Über diese Funktion können Sie über die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Kerio-Postfächer) in die Archivierung einschließen. Es werden nur die Postfächer der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.
    • Vor der Archivierung mit Verzeichnisdienst synchronisieren
      Wenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit auch sein Kerio-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postfächer automatisch durchführen lassen wollen.
  • Klicken Sie danach auf Weiter.
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen und gegebenenfalls eine sofortige und/oder automatische Archivierung konfigurieren. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter dem gewählten Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt.


Hinweis: Sollte das automatische Löschen erfolgreich archivierter E-Mails durch MailStore Server aktiviert sein und Sie das Verschieben der gelöschten Nachrichten in den Ordner "Gelöschte Objekte" durch Kerio Connect verhindern wollen, folgen Sie bitte den Anweisungen unter Endgültiges Löschen von erfolgreich archivierten E-Mails im Abschnitt Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang

Der Kerio Connect-Server bietet eine einfache Möglichkeit, alle E-Mails in ein Kerio Connect-eigenes Archivpostfach zuzustellen. Aus diesem Kerio Connect-Archivpostfach lässt sich dann mit Hilfe einer Archivierungsaufgabe vom Typ IMAP-Sammelpostfach die Archivierung mit MailStore Server durchführen.

Schritt 1: Einrichtung eines Kerio Connect-Archivpostfachs

  • Klicken Sie auf Konfiguration und anschließend auf Archivierung & Backup
  • Öffnen Sie die Registerkarte Archivierung
    Kerio multidrop 01.png
  • Setzen Sie den Haken bei E-Mail-Archivierung aktivieren
  • Setzen Sie anschließend den Haken bei An ein externes Konto übergeben und tragen in das Textfeld die E-Mail-Adresse des Archivpostfachs ein, z.B. mailstore@meindomain.de. Beachten Sie, dass diese Adresse keinen MailStore Benutzer zugeordnet sein darf.
  • Aktivieren Sie im Abschnitt Archivieren alle vier Optionen:
    • Lokale Nachrichten
    • Eingehende Nachrichten
    • Ausgehende Nachrichten
    • Weitergeleitete Nachrichten

Schritt 2: Endgültiges Löschen von erfolgreich archivierten E-Mails

Um das automatische Bereinigen zu aktivieren, müssen Sie die Datei 'mailserver.cfg wie im Folgenden beschrieben ändern:

  • Beenden Sie den Kerio Connect Dienst.
  • Navigieren Sie in das Installationsverzeichnis Ihres Kerio Connect und suchen Sie die Datei mailserver.cfg.
  • Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und suchen Sie nach AutoExpungeOnDelete.
  • Ändern Sie den Wert von 1 nach 0.
  • Sobald Kerio Connect vollständig beendet wurden, speichern Sie die Änderungen in der Datei.
  • Starten Sie den Kerio Connect Dienst.

Schritt 3: Konfiguration von MailStore Server

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Sammelpostfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie zum Archivieren eines Sammelpostfachs wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Kerio Connect aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Kerio catchall 00.png
  • Wählen Sie Sammelpostfach und klicken Sie auf OK.
  • Füllen Sie die Felder Zugriff via, Servername, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Kerio catchall 01.png
  • Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore gelöscht werden sollen. Letzteres macht vor allem dann Sinn, wenn es sich bei dem Postfach um ein Kopiepostfach handelt, welches lediglich dem Zweck der Archivierung dient.
    Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdiensten synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit seine E-Mails in das korrekte Benutzerarchiv einsortieren kann.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.


Weblinks

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.