E-Mail-Archivierung von SmarterMail

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Dieser Implementation Guide behandelt die Besonderheiten der Archivierung von SmarterMail Server-Postfächern. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails aus SmarterMail Server-Postfächern zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.


Synchronisieren von Benutzern

SmarterMail bietet neben einer internen Benutzerdatenbank auch die Möglichkeit, Benutzer gegen ein Active Directory zu authentifizieren. Sollten Sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, bietet es sich an MailStore Server mit dem Active Directory zu synchronisieren. Die Einrichtung der Benutzersynchronisation mit MailStore Server können Sie dem Kapitel Active Directory-Integration im MailStore Server Handbuch entnehmen.

Hinweis: Bei einer Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern werden nicht vorhandene Benutzer automatisch in MailStore Server angelegt. Die Authentifizierung dieser Benutzer ist vom Typ MailStore-integriert.

Archivierung einzelner Postfächer

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für SmarterMail-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes SmarterMail-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.

  • Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
  • Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Andere Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Arch mailboxes 00.png
  • Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
  • Füllen Sie die Felder E-Mail-Adresse, Servername, Zugriff via, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen. Unter Spezielle Ordner (optional) können Sie den Ordnernamen für gesendete E-Mails angeben.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Arch mailboxes 01.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner (nur bei IMAP möglich), den Filter (nur bei IMAP möglich) und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
    Arch mailboxes 02.png
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll.
    Arch mailboxes 03.png
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Ein SmarterMail Server unterscheidet sich bei der Archivierung von mehreren Postfächern nicht von anderen E-Mail-Servern. Lesen Sie daher bitte das entsprechende Kapitel Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern im MailStore Server Handbuch.


E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Der SmarterMail Server ermöglicht es, alle E-Mails, die vom System empfangen oder versendet werden, in einem Sammelpostfach zu speichern. Die Archivierung der dort abgelegten Daten lässt sich dann mit Hilfe einer Archivierungsaufgabe vom Typ IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren mit MailStore Server durchführen.

Schritt 1: Enrichten des Sammelpostfachs auf dem SmarterMail Server

Konfigurieren Sie das Sammelpostfach, im weiteren Journal genannt, wie folgt:

  • Melden Sie sich mit der E-Mail Adresse des Administrator am SmarterMail Server an.
  • Klicken Sie im Menü auf Einstellungen
  • Wählen Sie in der linken Leiste unter Domänen Einstellungen | Benutzer.
  • Klicken Sie nun auf Neu und definieren Sie die Eigenschaften des Benutzers Journal wie im Bild dargestellt.
    Smartermail 1 de.png
  • Speichern Sie den neu angelegten Benutzer Journal und melden Sie sich ab.
  • Melden Sie sich als Benutzer Administrator (nicht die E-Mail Adresse) an
  • Klicken Sie auf Einstellungen.
  • Wählen Sie in der linken Leiste Ereignisse | Neues Ereignis
  • Konfigurieren Sie die Regel für eingehende E-Mails wie im folgenden Bild dargestellt.
    Im Feld An Domäne tragen Sie Ihre aktuelle E-Mail-Domäne ein.
    Smartermail 2 de.png
  • Benennen Sie das Ereignis z.B. Journal Incoming und speichern Sie dieses.
  • Wechseln Sie zum Reiter Ereignisse und erstellen Sie wie im folgenden Bild gezeigt eine neue Aktion für das gerade erzeugte Ereignis.
    Smartermail 3 de.png
  • Speichern Sie die Aktion.
  • Über das Ereignis Journal Incoming werden nun alle eingehenden E-Mails auch in das Postfach Journal verschoben.
  • Erstellen Sie ein weiteres Ereignis (z.B. Journal Outgoing) für alle ausgehenden E-Mails.
    Im Feld Von Domäne Tragen Sie die aktuelle E-Mail-Domäne ein. Gehen Sie analog zum Ereignis Journal Incoming vor und verwenden Sie die im Bild gezeigten Einstellungen.
    Smartermail 4 de.png
  • Auch hier muss eine zusätzliche Aktion definiert werden um die versendetetn E-Mails in das Postfach Journal zu verschieben.
    Smartermail 3 de.png

Schritt 2: Konfiguration von MailStore Server

Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Sammelpostfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Allgemeine Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Arbeiten mit Archivierungsprofilen.

Bitte gehen Sie zum Archivieren eines Sammelpostfachs wie folgt vor:

  • Melden Sie sich als MailStore-Administrator über den MailStore Client an.
  • Klicken Sie in MailStore auf E-Mails archivieren.
  • Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Andere Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
  • Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
    Arch imap catch 01.png
  • Wählen Sie Sammelpostfach und klicken Sie auf OK.
  • Füllen Sie die Felder Zugriff via, Servername, Benutzername und Kennwort aus. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen.
    Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Aktivieren Sie die zusätzliche Option SSL-Warnungen ignorieren, wenn auf dem E-Mail-Server ein nicht-offizielles Zertifikat zum Einsatz kommt.
    Arch imap catch 02.png
  • Passen Sie evtl. weitere Ablageoptionen sowie das Verhalten bei E-Mails mit unbekannten Adressen an oder ob die E-Mails nach dem Archivieren automatisch von MailStore gelöscht werden sollen. Letzteres macht vor allem dann Sinn, wenn es sich bei dem Postfach um ein Kopiepostfach handelt, welches lediglich dem Zweck der Archivierung dient.
    Wenn Sie die Option Vor der Archivierung mit Verzeichnisdiensten synchronisieren aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die MailStore-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als MailStore-Benutzer angelegt wird und MailStore somit seine E-Mails in das korrekte Benutzerarchiv einsortieren kann.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
  • Klicken sie auf Weiter
  • Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.


Weblinks

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.