E-Mail-Archivierung von Intra2net Systemen
Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Besonderheiten der Archivierung einer Intranator Appliance Pro oder eines Intranator Business Servers (im Folgenden Intranator genannt). Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.
MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem Intranator zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.
Archivierung einzelner Postfächer
Das Einrichten von Archivierungsvorgängen für Intranator-Postfächer erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise können Sie ein einzelnes Intranator-Postfach für einen bestimmten MailStore-Benutzer archivieren. Die Durchführung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit MailStore.
- Falls Sie nicht Ihr eigenes Postfach in Ihr persönliches Benutzerarchiv archivieren wollen, müssen Sie sich als MailStore-Administrator anmelden. Nur ein MailStore-Administrator kann E-Mails für andere Anwender archivieren.
- Klicken Sie auf E-Mails archivieren.
- Wählen Sie aus der Liste E-Mail-Server im Bereich Profil erstellen des Fensters Andere Server via IMAP/POP3 aus, um ein neues Archivierungsprofil zu erstellen.
- Der Assistent zum Festlegen der Archivierungseinstellungen öffnet sich.
- Wählen Sie Einzelnes Postfach aus.
- Füllen Sie die Felder E-Mail-Adresse, Servername, Zugriff via, Benutzername und Kennwort aus. Die E-Mail-Adresse dient der Beschriftung des Ordners im Archiv, den dieses Profil anlegt. Sie können die Angaben über die Schaltfläche Test überprüfen.
- Nur bei IMAP-TLS und IMAP-SSL: Kann das vom Server verwendete Zertifikat nicht verifiziert werden (z.B. weil es selbst-signiert oder durch eine unbekannte Zertifizierungsstelle unterzeichnet wurde), aktivieren Sie die Option Alle Zertifikate akzeptieren, um MailStore zu erlauben dennoch eine Verbindung herzustellen. Da diese Option zu einer unsicheren Konfiguration führt, werden jedoch Warnungen in der Zusammenfassung und/oder Startseite erscheinen.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Passen Sie bei Bedarf die Liste der zu archivierenden Ordner (nur bei IMAP möglich), den Filter (nur bei IMAP möglich) und die Löschoptionen an. Standardmäßig werden keine E-Mails aus einem Postfach gelöscht. Der Timeout-Wert muss nur im konkreten Bedarfsfall (z.B. bei sehr langsam reagierenden Servern) angepasst werden.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Sollten Sie als MailStore-Administrator am MailStore Server angemeldet sein, können Sie im nächsten Schritt des Assistenten das Zielarchiv angeben. Wählen Sie hier das Archiv des Benutzers aus, für den das ausgewählte Postfach archiviert werden soll.
- Im letzten Schritt können Sie einen beliebigen Namen für das Archivierungsprofil festlegen. Nach einem Klick auf Fertigstellen wird das Archivierungsprofil unter diesem Namen in der Liste Gespeicherte Profile aufgeführt und kann auf Wunsch direkt gestartet oder automatisch ausgeführt werden.
Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt
Ein Intranator unterscheidet sich bei der Archivierung von mehreren Postfächern nicht von anderen E-Mail-Servern. Lesen Sie daher bitte das entsprechende Kapitel Mehrere IMAP-Postfächer (CSV-Datei) aus dem Hilfeartikel Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern im MailStore Server Handbuch.
E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren
Der Intranator ermöglicht es, alle E-Mails, die durch das System empfangen oder versendet werden, im MailStore Proxy-Format abzulegen und diese auf einer Netzwerkfreigabe bereitzustellen. Die Archivierung der dort abgelegten Daten lässt sich dann mit Hilfe einer Archivierungsaufgabe vom Typ MailStore Proxy mit MailStore Server durchführen.
Schritt 1: Aktivieren der E-Mail-Archivierung auf dem Intranator-System
Konfigurieren Sie den Archivierungsmodus des Intranators wie folgt:
- Melden Sie sich an der Weboberfläche zur Verwaltung Ihres Intranators an
- Klicken Sie im Menü auf Dienste
- Klicken Sie nun auf Email und anschließend auf Archivierung
- Aktivieren Sie die Option deepinvent MailStore Proxy
- Tragen Sie nun die Zugangsdaten ein, mit denen Sie sich später an der Archiv-Netzwerkfreigabe anmelden wollen.
Schritt 2: Vorbereiten des Systems, auf dem MailStore Server installiert wurde
Starten Sie auf dem Rechner, auf dem MailStore Server installiert ist, den Windows Explorer und öffnen Sie den in der Oberfläche des Intranators angezeigten Freigabepfad Archivierung (z.B. \\intranator\archive). Verknüpfen Sie die Archiv-Netzwerkfreigabe dauerhaft mit einem Laufwerksbuchstaben und lassen Sie das Passwort von Windows speichern. Verwenden Sie die Zugangsdaten für die Archiv-Netzwerkfreigabe, welche Sie am Ende von Schritt 1 festgelegt haben.
Schritt 3: Konfiguration von MailStore Server
Konfigurieren Sie Ihren MailStore Server so, dass dieser die vom Intranator abgelegten Daten in regelmäßigen Intervallen archiviert. Verwenden Sie dazu eine Archivierungsaufgabe vom Typ MailStore Proxy.
E-Mails können und sollten nach der Archivierung aus der Archiv-Netzwerkfreigabe von MailStore Server automatisch gelöscht werden. Sie können dies entsprechend in der MailStore Server-Archivierungsaufgabe einstellen.
