E-Mail-Archivierung ohne eigenen E-Mail-Server

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Hinweis: Diese Anleitung behandelt lediglich die Methoden zur Archivierung in einer Umgebung ohne eigenen E-Mail-Server. Es wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine MailStore Server-Installation oder Test-Installation verfügen und sich mit der grundlegenden Funktionsweise von MailStore Server vertraut gemacht haben. Lesen Sie dazu bitte das Handbuch oder den Quick Start Guide.

MailStore Server bietet unterschiedliche Methoden an, um E-Mails von einem E-Mail-Server zu archivieren, welche im Folgenden beschrieben werden. Sollten Sie sich nicht sicher sein, welche der möglichen Archivierungsmethoden für Ihr Unternehmen die passende ist, empfehlen wir Ihnen das Kapitel Auswahl der richtigen Archivierungsstrategie.

Anlegen und Synchronisieren von Benutzerkonten

E-Mails werden bei ihrer Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Für jeden Anwender, dessen E-Mails mit MailStore archiviert werden sollen, muss zuvor ein Benutzer in MailStore angelegt werden. Neben der Möglichkeit der einen neuen Benutzer manuell anzulegen bietet MailStore Server verschiedene Möglichkeiten, existierende Benutzer aus Verzeichnisdiensten zu importieren.

Active Directory Synchronisierung

Innerhalb einer Active Directory Domänendienste Umgebung kann die interne Benutzerdatenbank von MailStore Server mit dem Active Directory Ihres Unternehmens abgeglichen werden. Eine Beschreibung der Funktion finden Sie im Artikel Active Directory-Integration.

Generische LDAP-Server Synchronisierung

MailStore Server bietet Unterstützung für generische LDAP-Server, welche im Artikel Generische LDAP-Integration näher beschrieben wird.

Verwendung einer CSV-Datei

In Verbindung mit der IMAP-Stapelarchivierung stellt die Verwendung einer CSV-Datei eine weitere Importmöglichkeit von Benutzerdaten dar. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Artikel Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern.

Archivierung einzelner Postfächer

Archivierung lokaler E-Mail Programme

MailStore unterstützt die Archivierung aus lokal installierten E-Mail-Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Windows Mail oder Mozilla Thunderbird. Diese Archivierungsmethode findet vor allem bei der Übernahme historischer Daten Verwendung und wird in der Regel für jeden Benutzer nur einmal ausgeführt. Die in den lokalen Profilen der Benutzer befindlichen E-Mails werden hierdurch in das zentrale MailStore Archiv auf dem Server übernommen. Eine detaillierte Beschreibung zur Einrichtung finden Sie im Artikel E-Mails aus Outlook, Thunderbird u.a. archivieren.

Wurden die verteilten Bestandsdaten der Benutzer einmalig in das MailStore Archiv übernommen, empfehlen wir für die regelmäßige Archivierung der Postfächer die Anlage zentraler Archivierungsprofile direkt auf dem MailStore Server. Diese werden im Folgenden näher beschrieben.

IMAP / POP3

Die Archivierung einzelner Postfächer auf beliebigen E-Mail-Servern kann über die Protokolle IMAP oder POP3 erfolgen. Informationen zur Einrichtung der Archivierung finden Sie im Artikel Serverpostfächer archivieren.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Zur Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs benötigt MailStore die vom Provider zur Verfügung gestellten Zugangsdaten für das E-Mailkonto. Hierzu zählen neben dem Benutzernamen (i.d.R. die E-Mail Adresse) und dem Passwort auch der (Exchange-)Servername. In der Regel ermittelt das E-Mailprogramm Namen des Exchange Servers mithilfe der Autodiscoverfunktion automatisch (sofern dies vom Provider unterstützt wird), daher ist dieser dem Benutzer im Regelfall nicht bekannt.

Über die Exchange-Proxyeinstellungen in Outlook lässt sich der angesprochene Server manuell ermitteln. Sie finden die Einstellungen unter Extras | Konteneinstellungen | Ändern | Weitere Einstellungen | Registerkarte Verbindung | Exchange-Proxyeinstellungen

He serversetting de.png

Die Einrichtung der Archivierung eines Hosted Exchange Postfachs entspricht der eines einzelnen Exchangepostfachs auf einem lokalen Exchange Server. Informationen hierzu finden Sie im unter Exchange Server Archivierung einzelner Postfächer.

Archivierung mehrerer Postfächer in einem Schritt

Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern

Eine Anleitung zur Einrichtung der Stapelarchivierung von IMAP-Postfächern unter Verwendung einer CSV-Datei finden Sie im entsprechenden Artikel.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 oder Microsoft Exchange Online verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Sofern Ihr Hosted Exchange Provider die Einrichtung eines "Service Accounts" anbietet, ist hierüber die zentrale Archivierung mehrerer Postfächer in MailStore Server möglich. Bei einem "Service Account" handelt es sich um ein Benutzerkonto mit erweiterten Berechtigungen für den Zugriff auf mehrere Exchange Postfächer. Weitere Informationen sowie eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung der benötigten Berechtigungen finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:

E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren

Zur Realisierung einer Archivierung sämtlicher ein- und ausgehender E-Mails ohne die Verwendung eines lokalen E-Mail Server stehen Ihnen in Abhängigkeit der unterstützten Protokolle Ihres E-Mail Providers verschiedene Methoden zur Verfügung.

IMAP-Sammelpostfach

Sofern Ihr E-Mailprovider die Einrichtung und Verwendung eines IMAP- oder POP3-Sammelpostfachs unterstützt, kann hiermit ebenfalls eine Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails in MailStore realisiert werden (alternativ zur Verwendung des MailStore Proxy-Servers). Die Einrichtung finden Sie im entsprechenden Artikel IMAP- und POP3-Sammelpostfächer archivieren beschrieben.

Microsoft Office 365

Wenn Sie Microsoft Office 365 verwenden, folgen Sie bitte den Anweisungen unter E-Mail-Archivierung von Microsoft Office 365.

Hosted Exchange

Zur Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails ist es erforderlich, die Journalfunktion für alle Benutzer oder lediglich einer Verteilergruppe auf dem Microsoft Exchange Server zu erstellen. Wenden Sie sich bitte an Ihren Hosted Exchange Anbieter, ob dies möglich ist. Allgemeine Informationen zur Archivierung von Journalpostfächern finden Sie in unseren Exchange Implementation Guides:


MailStore Gateway

Sollte keines der zuvor beschriebenden Optionen möglich sein, und wenn Sie Ihre E-Mails per POP3 / SMTP empfangen bzw. versenden, steht Ihnen das kostenfreie Programm MailStore Gateway zur Verfügung, da es POP3- und SMTP-Proxy Funktionalität bereitstellt. Technisch wird MailStore Gateway zwischen lokalen E-Mail-Clients (bsp. Thunderbird, Outlook, etc.) und dem E-Mail Server des Providers positioniert und die E-Mail-Clients umkonfiguriert um E-Mails über MailStore Gateway anstelle des Servers des E-Mail-Anbieters zu versenden bzw. zu empfangen.

Bitte beachten: MailStore Gateway unterstützt zum Schutz von Anmeldeinformationen und den übertragenen E-Mail-Inhalten ausschließlich verschlüsselte Verbindungen. Eingehende Verbindungsparameter werden dabei für die ausgehende Verbindung zum E-Mail-Server des E-Mail-Anbieters verwendet.

Einrichtung des MailStore Proxy

Im Folgenden ist das allgemeine Vorgehen zum Einrichten von MailStore Gateway für diese POP3-/SMTP-Proxy Scenario beschrieben. Für detaillierte Anweisungen zu den folgenden Punkten lesen Sie bitte das [MailStore Gateway Handbuch]:

  • Installation und Konfiguration
  • Anmelden an der Management Console
  • Erstellen von Postfächern

Nach dem Beenden dieser Schritte, sollte ein Postfach mit einer eindeutigen ID (z.B. mbx-dead1234beef5678) existieren.

Wurde ein MailStore Gateway Postfach erstellt, kann die Konfiguration der E-Mail-Clients angepasst werden. Auf dem SMTP-Proxy- und POP3-Proxy-Reiter in der MailStore Gateway Management Console finden sich allgemeine Einstellungen für die E-Mail-Clients. Das unten stehende Beispiel soll dabei Helfen zu verstehen, wie genau die Einstellungen geändert werden müssen. Daran anschließend sind Anleitungen für weit verbreitete E-Mail-Clients zu finden.

Hinweis für Umgebungen mit Filialbetrieb oder Home-Office: Bitte beachten Sie, dass sämtliche E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Proxy-Servers eingerichtet werden müssen. Daher müssen auch die E-Mail-Clients in den Zweigstellen oder im Home-Office für den E-Mailversand bzw. -empfang über die Zentrale geroutet werden. Dies kann beispielsweise unter Verwendung einer VPN-Verbindung geschehen.

Beispiel

Domäne des E-Mail-Anbieters example.net
Lokale Domäne example.com
MailStore Gateway Servername gateway.example.com
Postfach ID mbx-dead1234beefdead5678beef

SMTP-Einstellungen

Alter Wert Neuer Wert
Servername smtp.example.net gateway.example.com
Port 587 587
Sicherheits STARTTLS STARTTLS
Benutzername john.doe john.doe%smtp.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef

POP3-Einstellungen

Alter Wert Neuer Wert
Servername pop.example.net gateway.example.com
Port 995 995
Sicherheit SSL/TLS SSL/TLS
Benutzername john.doe john.doe%pop.example.net%mbx-dead1234beefdead5678beef

Einrichtung des verwendeten E-Mail-Clients

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie Ihre E-Mail-Clients für die Verwendung des MailStore Gateway.

Mozilla Thunderbird:

  • Öffnen Sie in Mozilla Thunderbird die Postfacheinstellungen über Extras | Konteneinstellungen
  • Wählen Sie unter Postausgangs-Server (SMTP) Ihren aktuell verwendeten SMTP-Server aus und klicken Sie auf Bearbeiten
Thunderbird client settings smtp de.png
  • Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
  • Übernehmen Sie die Änderungen mit OK
  • Klicken Sie nun zur Änderung des POP3-Servers auf Server-Einstellungen
Thunderbird client settings pop3 de.png
  • Ändern Sie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort ebenfalls den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein.
  • Speichern Sie die Einstellungen

Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im Ausgabeverzeichnis eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.

Microsoft Outlook

  • Öffnen Sie die Postfacheinstellungen
    Outlook 2007: Klicken Sie im Menüpunkt Extras | Kontoeinstellungen
    Outlook 2010 und höher: Klicken Sie auf der Ribbon Bar auf Datei und anschließend unter dem Menüpunkt Informationen auf Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen
  • Wählen Sie das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf Ändern
Outlook07 client settings de.png
  • Ändern Sie den verwendeten SMTP-Server sowie den verwendeten POP3-Server und tragen Sie dort den DNS-Namen oder die IP-Adresse des MailStore Proxy ein
  • Übernehmen Sie die Änderungen durch klicken auf Weiter | Fertig stellen

Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, versenden Sie eine Testnachricht. Wenn alle Einstellungen korrekt sind, wird die E-Mail im Postfach des Empfängers zugestellt. Hierneben finden Sie im Ausgabeverzeichnis eine Kopie der E-Mail-Nachricht als *.eml Datei sowie eine Reportdatei mit der Bezeichnung *.mpr.

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Über MailStore

  • MailStore Server zählt zu den führenden E-Mail-Archivierungslösungen für kleine und mittelständische Unternehmen.
  • Mit MailStore Home steht zudem ein kostenloses Tool zur E-Mail-Archivierung für private Anwender bereit.